Event Manager(m/w/d)

This a Full Remote job, the offer is available from: Europe, European Union, EMEA, Germany

Unsere Mission

Cyber Valley ist Europas größtes Kompetenzzentrum für Künstliche Intelligenz und Robotik. Der Innovationscampus steht für wissenschaftliche Exzellenz und Unternehmergeist und fördert Forschung, Entwicklung, Anwendung und Akzeptanz intelligenter Systeme.
Cyber Valley ist ein Netzwerk aus Wissenschaftler: innen, Unternehmer: innen, Investor: innen und Start-ups sowie Partnern aus Wissenschaft, Industrie und Gesellschaft. Die Cyber Valley GmbH fungiert als Dienstleisterin, zentrale Organisatorin und Gastgeberin dieser Community.
Als Event Manager (m/w/d) in Teilzeit (50 %) spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Planung und Umsetzung unserer Veranstaltungen. In dieser Position tragen Sie maßgeblich zum Wachstum und Erfolg von Cyber Valley bei und stärken Innovation und Zusammenarbeit in den Bereichen Künstliche Intelligenz und Robotik. Die Position ist zunächst befristet auf zwei Jahre.


Deine Mission

  • Planung und Durchführung von Präsenz‑, Hybrid‑ und Online‑Formaten.
  • Angebotseinholung und Verhandlung mit Dienstleistenden (Bedarfsmeldung, Locations, Catering, Technik, Sicherheit etc.).  
  • Koordination interner und externer Stakeholder. 
  • Organisation der kompletten Logistik: Raumplanung, Technik, Registrierung, Gästemanagement, Reiseplanung für Speaker: innen, Sicherheits- und Genehmigungsaspekte.
  • Koordination von Event Materialien wie Messestände, Give aways sowie Präsentationen und Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung vor Ort.
  • Mitwirkung an der Programmgestaltung in Abstimmung mit Fachteams; Betreuung der Gäste.
  • Nachbereitung: Evaluation, Dokumentation, Lessons Learned, Pflege von Kontaktdatenbanken und Lieferantenlisten.  
  • Mitentwicklung von Eventstandards, Checklisten und Prozessbeschreibungen im Team.
  • Einsatzorte: regelmäßig Tübingen und Stuttgart, sowie andere Orte in BW, i.d.R. zu den üblichen Bürozeiten. In Ausnahmen verschiebt sich die Arbeitszeit in den Abend, selten am Wochenende.

Dein Profil

  • Kaufmännische Ausbildung im Eventbereich oder Hotelfach, oder vergleichbare Qualifikation. 
  • Ausgeprägtes Servicebewusstsein und Freude an der Gastgeberrolle.  
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und Belastbarkeit auch bei parallelen Projekten und engen Deadlines. 
  • Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und sicheres Auftreten gegenüber höherrangigen Personen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik.
  • Sicherer Umgang gängiger Office‑Tools; Erfahrung mit Registrierungs‑/ Eventmanagement‑Systemen von Vorteil.
  • Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen zu Konferenzen, Messen o.ä. im europäischen Ausland.
  • Hohe Lernbereitschaft und Fähigkeit sich in neue Themenfelder einzuarbeiten.
  • Sicherer Umgang mit der VStättVO BW sowie deren praktischer Anwendung.
  • Führerschein Klasse B, der das Führen von Fahrzeugen im europäischen Ausland ermöglicht.
  • Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum wir?

  • Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem hochsichtbaren, international vernetzten Innovationsökosystem mit Bezug zu KI, Robotik und Transfer.
  • Eingruppierung nach TV‑L E8, 50% Teilzeit, mit der Möglichkeit einer späteren Aufstockung.
  • Entscheidungs- und Gestaltungsspielraum. 
  • Enge Zusammenarbeit mit Wissenschaft, Wirtschaft und Politik.
  • Modernes Arbeitsumfeld, flache Hierarchien und kollegiale Teamkultur; Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache.
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.
Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit lebt und Vielfalt als Stärke versteht. Wir diskriminieren nicht aufgrund nicht arbeitsrelevanter Kriterien wie Alter, Herkunft, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung oder anderer Merkmale. Gemeinsam setzen wir uns für Arbeits- und Lernumgebungen ein, die inklusiv, gerecht und einladend sind. 

Contact

Für weitere Informationen können Sie uns unter application@cyber-valley.de kontaktieren.

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Other Jobs To Apply

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Common Interview Questions And Answers

1. HOW DO YOU PLAN YOUR DAY?

This is what this question poses: When do you focus and start working seriously? What are the hours you work optimally? Are you a night owl? A morning bird? Remote teams can be made up of people working on different shifts and around the world, so you won't necessarily be stuck in the 9-5 schedule if it's not for you...

2. HOW DO YOU USE THE DIFFERENT COMMUNICATION TOOLS IN DIFFERENT SITUATIONS?

When you're working on a remote team, there's no way to chat in the hallway between meetings or catch up on the latest project during an office carpool. Therefore, virtual communication will be absolutely essential to get your work done...

3. WHAT IS "WORKING REMOTE" REALLY FOR YOU?

Many people want to work remotely because of the flexibility it allows. You can work anywhere and at any time of the day...

4. WHAT DO YOU NEED IN YOUR PHYSICAL WORKSPACE TO SUCCEED IN YOUR WORK?

With this question, companies are looking to see what equipment they may need to provide you with and to verify how aware you are of what remote working could mean for you physically and logistically...

5. HOW DO YOU PROCESS INFORMATION?

Several years ago, I was working in a team to plan a big event. My supervisor made us all work as a team before the big day. One of our activities has been to find out how each of us processes information...

6. HOW DO YOU MANAGE THE CALENDAR AND THE PROGRAM? WHICH APPLICATIONS / SYSTEM DO YOU USE?

Or you may receive even more specific questions, such as: What's on your calendar? Do you plan blocks of time to do certain types of work? Do you have an open calendar that everyone can see?...

7. HOW DO YOU ORGANIZE FILES, LINKS, AND TABS ON YOUR COMPUTER?

Just like your schedule, how you track files and other information is very important. After all, everything is digital!...

8. HOW TO PRIORITIZE WORK?

The day I watched Marie Forleo's film separating the important from the urgent, my life changed. Not all remote jobs start fast, but most of them are...

9. HOW DO YOU PREPARE FOR A MEETING AND PREPARE A MEETING? WHAT DO YOU SEE HAPPENING DURING THE MEETING?

Just as communication is essential when working remotely, so is organization. Because you won't have those opportunities in the elevator or a casual conversation in the lunchroom, you should take advantage of the little time you have in a video or phone conference...

10. HOW DO YOU USE TECHNOLOGY ON A DAILY BASIS, IN YOUR WORK AND FOR YOUR PLEASURE?

This is a great question because it shows your comfort level with technology, which is very important for a remote worker because you will be working with technology over time...